Accordo di riservatezza e non divulgazione

L’accordo di riservatezza e non divulgazione è un contratto con il quale una parte (detta Parte Ricevente) assume su di sé l’obbligo di mantenere segrete e non divulgare a terzi le informazioni riservate ricevute dall’altra parte (detta Parte Emittente) avendo cura di usarle unicamente per portare a termine lo scopo indicato nell’accordo.

Il presente contributo affronta il tema dell’accordo di riservatezza offrendo un quadro generale sui principali aspetti di questo contratto.

Principali clausole dell’accordo di riservatezza

Le principali clausole che le parti sono solite includere nell’accordo di riservatezza riguardano:

➤ definizione delle informazioni riservate

➤ obblighi delle parti

➤ clausola penale

➤ durata del contratto

➤ foro competente in caso di controversie

Tutela delle informazioni riservate

L’ordinamento giuridico italiano tutela le informazioni riservate o segrete anche in assenza di un accordo di riservatezza e non divulgazione.

Il legittimo detentore di informazioni riservate che rientrano all’interno della nozione di segreti commerciali (art. 98, Codice della proprietà industriale – c.p.i.), ad esempio, viene tutelato da qualsiasi abusivo utilizzo, acquisto o rivelazione a terzi di tali segreti (art. 99 c.p.i.).

Ad analogo obbligo di riservatezza è soggetto il prestatore di lavoro (art. 2105 c.c.); oppure chi viene a conoscenza di segreti commerciali o di notizie destinate a rimanere segrete, sopra scoperte o invenzioni scientifiche per ragioni legate al suo stato o ufficio, o della sua professione o arte (art. 623 c.p.).

Il Codice civile, dall’altra parte, impone ai contraenti di comportarsi secondo buona fede nello svolgimento delle trattative e nella formazione del contratto (art. 1337 c.c.). La norma non fa esplicita menzione dell’obbligo di mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute in questa fase. È evidente, però, che viola il dovere giuridico di comportarsi secondo buona fede chi, senza riguardo degli interessi della controparte, illegittimamente rivela o usa a proprio vantaggio le informazioni ricevute.

Perché usare l’accordo di riservatezza

L’accordo di riservatezza viene spesso usato nella fase delle trattative contrattuali dove, in ragione dell’affare da concludere, vengono scambiate informazioni che possono essere considerate come riservate. Con gli accordi di riservatezza si vuole così tutelare la segretezza delle informazioni scambiate nelle fasi preparatorie, anche nell’eventualità in cui queste non vadano a buon fine. L’autonomia concessa ai contraenti consente loro di apprestare una migliore e più puntuale tutela contro la rivelazione delle informazioni confidenziali.

Mediante gli accordi di riservatezza e non divulgazione le parti possono infatti offrire una definizione di informazione riservata più rispondente ai loro bisogni includendovi ipotesi che altrimenti non rientrerebbero nella nozione di segreto commerciale di cui all’art. 98 c.p.i.

Sempre in tema di segreti commerciali, gli accordi di riservatezza sono utili anche per poter usufruire delle tutele offerte dall’articolo 99 c.p.i. Invero, oggetto di tutela (secondo l’art. 98 c.p.i.) sono le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali che:

sono segrete

hanno un valore economico in quanto segrete

sono sottoposte a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete

Tra le misure che il detentore del segreto commerciale deve adottare rientrano certamente anche gli accordi di riservatezza che, insieme a misure di natura tecnica, contribuiscono a garantirne la segretezza.

Infine, le parti possono superare il difficile onere di provare nell’ammontare il danno subito dalla condotta illecita della controparte prevedendo l’inclusione di una clausola penale nell’accordo di riservatezza.

Le informazioni riservate

La definizione di quello che rientra all’interno della nozione di informazioni riservate è generalmente rimessa all’autonomia negoziale delle parti. Nella stesura della rispettiva clausola dell’accordo, le parti dovranno però avere cura di non prevedere una definizione di informazione riservata troppo generica per evitare che questa venga ritenuta invalida.

È importante sottolineare che non potranno essere oggetto di tutela le informazioni che sono già di dominio pubblico per assenza del requisito di segretezza. Altrettanto escluse saranno quelle informazioni che sono già nella disponibilità della parte ricevente. Le informazioni confidenziali che contrastano con l’ordine pubblico sono invece da considerarsi prive di qualsivoglia tutela anche se incluse nell’accordo di riservatezza.

Altro limite si rinviene in tutti quei rapporti in cui una delle parti sia un soggetto pubblico. In questo caso, è stato ritenuto che le strategie commerciali utilizzate per pesare la controprestazione del soggetto pubblico non potranno godere della tutela della riservatezza stante la necessità per la PA di dimostrare il buon uso delle risorse pubbliche (T.A.R. Lombardia-Brescia Sez. I, Sent. del 08.04.2015, n. 497).

Eccezioni all’obbligo di confidenzialità

L’accordo di riservatezza e non divulgazione consente alle parti di prevedere i rispettivi obblighi e modalità di utilizzo delle informazioni riservate, ma l’autonomia negoziale incontra alcune limitazioni per quanto riguarda l’obbligo di confidenzialità.

Infatti, non potrà essere considerata inadempiente la parte ricevente che, rispondendo all’ordine dell’autorità giudiziaria, riveli le informazioni riservate ottemperando a tale ordine (si veda ad es. l’art. 210 c.p.c.). Egualmente, si dovrà ritenere possibile per la parte ricevente rivelare nel corso di un giudizio le informazioni riservate ottenute dalla parte emittente qualora ne dipenda la tutela di un suo diritto. L’art. 121-ter c.p.i., rubricato “Tutela della riservatezza dei segreti commerciali nel corso dei procedimenti giudiziari”, infatti, consente al giudice di vietare l’utilizzo o la rivelazione dei segreti commerciali oggetto del procedimento proteggendo così gli interessi di entrambe le parti.

Da ultimo, si ricordano le tutele accordate ai dipendenti e collaboratori dalla Legge del 30.11.2017, n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

Le clausole dell’accordo di riservatezza

La previsione di specifiche clausole negoziali è prerogativa delle parti che sono quindi libere di adottare quelle che meglio rispondono alle loro esigenze.

Di seguito si analizzano brevemente alcune clausole comunemente presenti negli accordi di riservatezza.

Gli obblighi delle parti

Particolare attenzione deve essere data agli obblighi derivanti dall’accordo di riservatezza che potranno essere in capo ad entrambe le parti, o ad una sola di queste.

È importante che vengano specificate le modalità e fini di utilizzo delle informazioni riservate, ed individuare con precisione chi, all’interno dell’organizzazione della ricevente, potrà essere autorizzato a conoscere le informazioni e sotto quali condizioni.

Le parti possono inoltre prevedere l’adozione da parte della ricevente di particolari misure di sicurezza (tecniche e giuridiche) a garanzia della sicurezza delle informazioni affidate.

La clausola penale

La clausola penale (art. 1382 c.c.) svolge la fondamentale funzione di predeterminare il danno risarcibile. Essa riveste particolare importanza all’interno degli accordi di riservatezza per la notoria difficoltà di provare l’entità del danno risarcibile in caso di violazione dell’obbligo di confidenzialità.

Si dovrà prestare particolare attenzione alla determinazione della penale per evitare che questa possa essere ritenuta manifestamente eccessiva e di conseguenza ridotta dal giudice, o insufficiente a coprire il danno subito. In quest’ultimo caso è consigliato fare salvo il risarcimento del maggior danno eventualmente subito per tutelare la parte emittente nell’ipotesi in cui il danno ecceda l’ammontare della penale.

Durata del vincolo di riservatezza

In assenza di specifica previsione circa la durata del vincolo di riservatezza, la parte ricevente potrebbe ritenersi libera di divulgare le informazioni coperte da segreto in qualsiasi momento.

Dall’altra parte, la previsione di un termine eccessivamente lungo, o addirittura indeterminato potrebbe essere considerato come invalido, anche se, negli ultimi anni si è fatto largo l’orientamento che vede il vincolo di riservatezza come potenzialmente perpetuo.

In ultima analisi, una clausola negoziale che preveda la durata del vincolo di riservatezza fino a quando le informazioni non diventino generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore, per dirla con le parole dell’art. 98 c.p.i., potrebbe essere ritenuta valida. In alternativa, si potrà propendere per un termine fisso che tiene conto dell’interesse di entrambe le parti.

Giurisdizione e legge applicabile

Qualora la controparte sia un’impresa registrata all’estero è consigliabile considerare l’inclusione di una clausola che assoggetti il rapporto alla giurisdizione e alla legge italiana. Operare una scelta in questo senso è particolarmente importante per la parte emittente.

Qualora entrambi i contraenti siano registrati in Italia, le parti potranno convenire il foro competente a decidere dell’eventuale controversia o, in alternativa, la possibilità di devolvere la lite ad arbitri.

Da ultimo, se l’accordo è stato stipulato in più di una lingua è consigliabile prescrivere quella italiana come lingua originale dell’accordo a cui si dovrà fare riferimento qualora si verificassero contrasti circa il significato dei termini usati.